重工商大派院〔2016〕229號

重慶工商大學派斯學院

關于印發(fā)《重慶工商大學派斯學院會計檔案管理辦法》的

通 ???????知

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各二級學院（部）、部門：

為加強我院會計檔案管理，充分發(fā)揮會計檔案的作用，根據《中華人民共和國會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結合我院實際，制定《重慶工商大學派斯學院會計檔案管理辦法》，現(xiàn)予印發(fā)，請各部門結合實際貫徹執(zhí)行。

附件：《重慶工商大學派斯學院會計檔案管理辦法》

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重慶工商大學派斯學院

2016年12月30日

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重慶工商大學派斯學院黨政辦公室?2016年12月30日印制

附件

重慶工商大學派斯學院會計檔案管理辦法

?為加強學院會計檔案管理，充分發(fā)揮會計檔案的作用，根據《中華人民共和國會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結合學院實際，制定本辦法。

一、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

（四）其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

二、單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

三、同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸。

（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系。

（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改。

（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

（七）符合以上規(guī)定的，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

四、會計檔案歸檔前的準備工作

每一財務核算年度終了，對本年度全部會計檔案進行認真的核查，確保當年會計檔案的完整、系統(tǒng)、準確。具體核查內容包括：

（一）所有的會計檔案是否全部裝訂完畢；

（二）會計憑證封皮、報表封皮是否已填寫齊全；

（三）單位名稱、財務主管人員、裝訂人員的名章是否已加蓋齊全；

（四）會計檔案所屬年份，冊數(shù)是否填寫正確，數(shù)量是否相符。

五、財務處對每年形成的會計檔案，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

六、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　七、財務處保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。處內會計人員因工作需要查閱或者復制學校形成的會計檔案，仍須辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員必須由會計檔案管理人員陪同，在指定的地點查閱或者復制經批準的內容，同時應保證會計檔案完整無損，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　八、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。具體保管期見附表。

九、本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

十、變更檔案管理責任人，應當編制會計檔案移交清冊，并辦理檔案移交手續(xù)。對于檔案管理中未了之事及應交代的事項，移交人應向接收人作出說明，對其中重大事項應寫出書面說明。

?移交會計檔案，應當那個編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數(shù)據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

十一、單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

　十二、保管期滿的會計檔案經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：

（一）由財務處提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（二）學校法定代表人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）銷毀會計檔案時，應當由財務處、審計處共同派人監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告法定代表人。

（五）電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由財務處、審計處、信息管理機構共同派員監(jiān)逍。

　　十三、保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　十四、本辦法由財務處負責解釋。

十五、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

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重慶工商大學派斯學院

2016年 12 月30 日

附表1

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企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

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附表2

財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表

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注：稅務機關的稅務經費會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理。